Waarom uitzoomen juist lukt als je de dag uit handen geeft

De reflex is om door te zetten. Er is veel te doen, dus de heidag wordt een dag met een agenda die net zo vol staat als een gewone dinsdag. In de praktijk gebeurt het omgekeerde: hoe voller de dag, hoe minder er geproduceerd wordt.

Wij zien hier vele groepen binnenkomen. Een dag die werkt, verschilt zelden in programma. Hij verschilt in wat er niet gebeurt.

Dat klinkt vaag, maar het is eigenlijk heel logisch.

Neem een willekeurige woensdag in maart. Een team van veertien mensen komt hier voor een heidag, met een agenda van vijf onderwerpen. Om half elf zijn ze bij het tweede, en dat tweede blijkt het echte gesprek te zijn.

Op kantoor blijft iedereen bereikbaar. Er komt iemand langs met een vraag die niet kan wachten, -dit is echt heel belangrijk! –  de zaal moet om vier uur leeg voor een andere afspraak, – ik had hem gereserveerd! –  en de lunch komt uit de tas of moet toch nog even gehaald worden omdat iemand de lunch was vergeten.

Dat zijn geen grote dingen. Maar ze onderbreken allemaal de focus. Aan het eind van de dag heeft niemand een hele gedachte kunnen afmaken.

Er is nog iets wat minder opvalt. Op de eigen locatie is altijd iemand uit het team de gastheer. Die persoon houdt de tijd in de gaten, zet koffie, zoekt het juiste kabeltje en kijkt of de lunch al binnen is.

Dat is precies de persoon die je niet wilt missen in de discussie. Tot je merkt dat die er de hele dag half naast zat. Als wij dat overnemen, zit iedereen er wel bij. Dat is geen luxe, dat is een deelnemer erbij.

Een hele dag buiten de deur voelt kostbaar. Past dit wel in de werkzaamheden? Iedereen is een hele dag weg, dus de neiging is om er zo veel mogelijk in te proppen. Zes onderwerpen, vier presentaties, en tussendoor nog even de kwartaalcijfers. En ” oh ja deze call moet ik echt even nemen!”

Het risico is dat je de diepgang en het echte gesprek mist. Elk onderwerp krijgt veertig minuten, en dat is precies lang genoeg om vast te stellen dat het ingewikkelder ligt dan gedacht.

De groepen die hier de beste dagen hebben, doen het omgekeerde. Die kiezen één vraag en accepteren dat de rest blijft liggen. Dat voelt de eerste twee uur ongemakkelijk. Daarna komt er iets op tafel wat op kantoor nooit boven was gekomen.

Het helpt om die vraag vooraf op te schrijven en op te hangen. Niet als agendapunt, maar als zin aan de muur. Halverwege de middag, als het gesprek alle kanten op is gegaan, is dat het enige wat de groep weer bij elkaar brengt.

Die derde stap verdient een toelichting, want hij klinkt als een uitje. Dat is het niet. Als een gesprek vastloopt, loopt het meestal vast omdat mensen tegenover elkaar zitten en elkaar aankijken. Naast elkaar lopen haalt daar de scherpte vanaf.

Het kanaal loopt langs ons hek, dus een half uur is genoeg. Wij zien het gebeuren: de groepen gaan wandelen en komen frisser terug. Zo’n wandeling brengt het gesprek vaak verder dan een uur extra vergaderen had gedaan.

De vierde stap is minstens zo belangrijk. Als je verder nergens aan hoeft te denken dan dat ene focuspunt is dat een luxe die je op kantoor niet kent.

Wat wij hier doen is ontzorgen. De techniek en koffie staan klaar voordat jullie binnenkomen. Loopt een gesprek uit, dan schuift de lunch op. Wij zijn er voor jullie.

Er komt geen tweede groep binnen, dus wat op de muur hangt blijft hangen. En als iemand om half vier even alleen wil zitten, is er een breakout room waar niemand komt.

Als het goed gaat, merken jullie hier niets van. Dat is het punt. Een dag om uit te zoomen is niet de dag waarop het meeste gebeurt, maar de dag waarop het minste tussendoor komt.

Nog één ding, want het komt vaak terug. Teams vragen ons of ze de dag moeten afsluiten met een actielijst. Ons antwoord is: alleen als die lijst in de ruimte ontstaat, terwijl iedereen er nog zit.

Een lijst die de volgende ochtend per mail wordt rondgestuurd, leest niemand met dezelfde ogen. De energie van zo’n dag heeft een houdbaarheid van ongeveer een half uur na de laatste sessie. Gebruik dat half uur, en laat de rest los.